Prześlij dwa dokumenty:
- aktualny odpis z rejestru, na przykład aktualny wydruk lub plik PDF z oficjalnego rejestru
- statut lub inny dokument założycielski określający zasady działania stowarzyszenia
Łącznie dokumenty te powinny zawierać informacje potrzebne do weryfikacji stowarzyszenia.
Jakie informacje powinny zawierać dokumenty?
Odpis z rejestru wraz ze statutem lub innym dokumentem założycielskim powinny zawierać:
- pełną nazwę prawną stowarzyszenia, numer rejestracyjny i adres siedziby
- informację, że stowarzyszenie nadal działa
- imię i nazwisko każdego aktualnego członka zarządu lub osoby pełniącej inną oficjalną funkcję w stowarzyszeniu
- zakres uprawnień związanych z każdą funkcją, na przykład prawo do reprezentowania stowarzyszenia, samodzielnego lub łącznego podpisywania dokumentów, powoływania innych osób, zwoływania posiedzeń lub korzystania z prawa weta
Stowarzyszenia nie mają właścicieli, dlatego nie musisz przesyłać informacji o strukturze własności.
Zamiast tego potrzebujemy informacji o tym, kto ostatecznie sprawuje kontrolę nad stowarzyszeniem. Statut lub inny dokument założycielski zazwyczaj wskazuje osobę lub funkcję, z którą wiążą się takie uprawnienia, albo pokazuje, że kontrola jest sprawowana wspólnie.
Jeśli są dostępne, pomocne będą również następujące informacje w odpisie z rejestru:
- data rejestracji
- kraj rejestracji
- numer identyfikacji podatkowej
Jeśli odpis nie zawiera tych dodatkowych informacji, nadal możesz kontynuować składanie wniosku.
Co zrobić, jeśli brakuje niektórych informacji?
Jeśli odpis z rejestru oraz statut lub inny dokument założycielski nie zawierają wszystkich informacji wymienionych powyżej, dołącz dokument, który uzupełnia brakujące dane. Nie musisz przesyłać wszystkich poniższych dokumentów.
- Oficjalna lista członków zarządu złożona w rejestrze: lista członków zarządu przekazana do właściwego organu i przez niego przyjęta, a nie wyłącznie wewnętrzna lista stowarzyszenia
- Uchwała o powołaniu obecnego zarządu: decyzja o wyborze aktualnych członków zarządu, jeśli nie wynika to z oficjalnych dokumentów
- Uchwała przyznająca szczególne uprawnienia: decyzja przyznająca danej osobie prawo weta lub inne uprawnienia wykraczające poza standardowe kompetencje wynikające z pełnionej funkcji
- Zaświadczenie o rejestracji: dokument wydany przy rejestracji stowarzyszenia
- Postanowienie lub orzeczenie sądu o rejestracji: dokument sądowy potwierdzający rejestrację stowarzyszenia w krajach, w których rejestracji dokonuje sąd
- Roczne zgłoszenie lub sprawozdanie składane do rejestru: najnowszy dokument składany co roku, jeśli zawiera listę aktualnych członków zarządu
- Oficjalne potwierdzenie z rejestru: pismo lub elektroniczne potwierdzenie w krajach, w których rejestr nie wydaje formalnych odpisów
- Oświadczenie o beneficjentach rzeczywistych (UBO) lub odpis z rejestru beneficjentów rzeczywistych: dokument wskazujący osoby, które ostatecznie sprawują kontrolę nad stowarzyszeniem. Może uzupełniać pozostałe dokumenty, ale nie może ich zastąpić.
Czy w niektórych krajach wymagane są dodatkowe dokumenty?
Francja
Jeśli deklaracja założycielska stowarzyszenia została opublikowana w Journal Officiel, prześlij również odpowiednie ogłoszenie z tego dziennika urzędowego.
Jeśli stowarzyszenie przekracza odpowiednie progi sprawozdawcze lub otrzymuje finansowanie publiczne, prześlij również najnowsze roczne zgłoszenie lub sprawozdanie.
Co sprawdzić przed przesłaniem dokumentów?
- Prześlij najnowszą wersję dokumentu. Nie możemy zaakceptować dokumentów historycznych ani takich, które zostały zastąpione nowszą wersją.
- Dołącz wszystkie strony, nawet jeśli dana strona zawiera tylko pieczęć lub podpis.
- Upewnij się, że pełna nazwa prawna stowarzyszenia i jego numer rejestracyjny są wyraźnie widoczne.
- Możesz przesłać czytelny skan, zdjęcie lub pobrany plik PDF. Upewnij się, że cały tekst jest czytelny.
- Akceptujemy dokumenty w lokalnym języku. Nie musisz ich tłumaczyć.
Co się stanie po przesłaniu dokumentów?
Po przesłaniu dokumenty zostaną przekazane do weryfikacji.
Jeśli będziemy potrzebować dodatkowego dokumentu lub dodatkowych informacji, poinformujemy Cię o tym.