Prześlij aktualny odpis z rejestru, na przykład aktualny wydruk lub plik PDF z oficjalnego rejestru przedsiębiorców.
W większości krajów jest to jedyny dokument, którego potrzebujemy.
Jakie informacje powinien zawierać odpis z rejestru?
Odpis z rejestru powinien zawierać:
- pełną nazwę prawną spółki, numer rejestracyjny i adres siedziby
- informację, że spółka nadal prowadzi działalność
- imię i nazwisko każdego aktualnego członka zarządu
- imię i nazwisko każdego wspólnika oraz procent posiadanych przez niego udziałów
Jeśli są dostępne, pomocne będą również następujące informacje:
- forma prawna
- data rejestracji
- kraj rejestracji
- numer identyfikacji podatkowej
Jeśli odpis nie zawiera tych dodatkowych informacji, nadal możesz kontynuować składanie wniosku.
Co zrobić, jeśli odpis z rejestru nie zawiera informacji o członkach zarządu lub wspólnikach?
Niektóre rejestry nie zawierają informacji o wspólnikach albo pokazują tylko członków zarządu.
Jeśli brakuje części informacji, dołącz dokument, który je potwierdza. Nie musisz przesyłać wszystkich dokumentów wymienionych poniżej.
Aby potwierdzić, kto zarządza spółką
- Rejestr członków zarządu lub osób pełniących funkcje kierownicze: aktualna lista osób zarządzających spółką
- Uchwała o powołaniu obecnego zarządu: uchwała lub protokół potwierdzający powołanie aktualnych członków zarządu. Dokument może być pomocny, jeśli skład zarządu zmienił się niedawno, a dane w rejestrze nie zostały jeszcze zaktualizowane.
- Roczne zgłoszenie lub sprawozdanie składane do rejestru: najnowszy dokument składany co roku, jeśli zawiera informacje o członkach zarządu
Aby potwierdzić, kto jest właścicielem spółki
- Rejestr wspólników lub udziałowców: lista właścicieli spółki wraz z liczbą lub procentem udziałów należących do każdej z tych osób
- Umowa wspólników lub księga udziałów: prywatna umowa albo wewnętrzny rejestr udziałów, jeśli informacje o właścicielach spółki nie są dostępne publicznie
- Umowa przeniesienia lub sprzedaży udziałów: prześlij ten dokument, jeśli właściciele spółki zmienili się niedawno, a dane w rejestrze nie zostały jeszcze zaktualizowane
- Umowa spółki lub statut: dokument określający zasady funkcjonowania spółki. Możemy zaakceptować go jako potwierdzenie własności tylko wtedy, gdy wskazuje aktualnych wspólników oraz procent posiadanych przez nich udziałów.
Inne dokumenty, o które możemy poprosić
W zależności od informacji zawartych w głównych dokumentach możemy również poprosić o:
- Zaświadczenie o utworzeniu lub rejestracji spółki: dokument wydany przy pierwszej rejestracji spółki
- Zaświadczenie o aktualnym statusie spółki: potwierdzenie z rejestru, że spółka jest aktywna i prawidłowo wywiązuje się z obowiązków rejestrowych
- Sprawozdanie finansowe: najnowsze złożone roczne sprawozdanie finansowe. Jest ono potrzebne głównie w przypadku spółek notowanych na giełdzie.
- Oświadczenie o beneficjentach rzeczywistych (UBO) lub odpis z rejestru beneficjentów rzeczywistych: dokument wskazujący osoby, które ostatecznie są właścicielami spółki lub sprawują nad nią kontrolę, zwykle poprzez posiadanie co najmniej 25% udziałów. Dokument ten może uzupełniać pozostałe dokumenty, ale nie może ich zastąpić.
Co zrobić, jeśli udziały lub funkcja w zarządzie są powierzone osobie działającej jako nominee?
Prześlij również umowę z osobą działającą jako nominee (nominee agreement). Dokument powinien wskazywać, kto formalnie posiada udziały lub pełni funkcję w zarządzie oraz w czyim imieniu działa.
Czy w niektórych krajach wymagane są dodatkowe dokumenty?
W większości krajów podstawowym dokumentem jest opisany wyżej odpis z rejestru. W poniższych krajach wymagane są dodatkowe dokumenty.
Kanada
Wraz z odpisem z rejestru prześlij zaświadczenie o utworzeniu lub rejestracji spółki (certificate of incorporation lub registration).
Francja
Wraz z odpisem z rejestru prześlij umowę spółki lub statut.
Jeśli odpis nie zawiera informacji o właścicielach spółki, prześlij również rejestr wspólników lub udziałowców.
Hongkong
Wraz z odpisem z rejestru prześlij najnowsze roczne zgłoszenie do rejestru (annual return).
Węgry
Wraz z odpisem z rejestru prześlij umowę spółki lub statut.
Wielka Brytania
Wraz z odpisem z rejestru prześlij najnowsze roczne zgłoszenie (annual return) lub confirmation statement.
Jeśli spółka została utworzona niedawno albo odpis z rejestru nie potwierdza daty jej utworzenia, prześlij również certificate of incorporation.
Stany Zjednoczone
Wraz z odpisem z rejestru prześlij:
- operating agreement, czyli umowę wspólników określającą zasady funkcjonowania spółki LLC, w stanach, w których taki dokument występuje
- potwierdzenie rejestracji podatkowej, czyli pismo z IRS potwierdzające nadanie numeru EIN
- oświadczenie złożone pod przysięgą (sworn affidavit), czyli oświadczenie o faktach podpisane pod przysięgą w obecności notariusza
Oświadczenie złożone pod przysięgą jest wymagane, jeśli informacje o właścicielach, osobach zarządzających lub rejestracji spółki można zweryfikować wyłącznie na podstawie wewnętrznych dokumentów spółki, a nie dokumentów prowadzonych przez właściwy organ.
Co sprawdzić przed przesłaniem dokumentów?
- Prześlij najnowszą wersję dokumentu. Nie możemy zaakceptować dokumentów historycznych ani takich, które zostały zastąpione nowszą wersją.
- Dołącz wszystkie strony, nawet jeśli dana strona zawiera tylko pieczęć lub podpis.
- Upewnij się, że pełna nazwa prawna spółki i jej numer rejestracyjny są wyraźnie widoczne.
- Możesz przesłać czytelny skan, zdjęcie lub pobrany plik PDF. Upewnij się, że cały tekst jest czytelny.
- Akceptujemy dokumenty w lokalnym języku. Nie musisz ich tłumaczyć.
Co się stanie po przesłaniu dokumentów?
Po przesłaniu dokumenty zostaną przekazane do weryfikacji.
Jeśli będziemy potrzebować dodatkowego dokumentu lub dodatkowych informacji, poinformujemy Cię o tym.